Quand le télétravail rime avec organisation : les outils collaboratifs à utiliser.

ParVatosoa RAJOBSON

Quand le télétravail rime avec organisation : les outils collaboratifs à utiliser.

(Par Vatosoa RAJOBSON – Assistante de direction indépendante – ARCADMI GESTION – 12 janvier 2021)

Travailler à distance, de manière organisée, sans stress, tout en étant productif, proche de votre équipe et de vos clients, est maintenant possible avec les outils de collaboration en ligne.

Comment mieux gérer son temps ? Comment collaborer avec son équipe à distance ? Comment transmettre et stocker les informations en toute sécurité ?

Certains outils que je vous présente dans cet article sont totalement gratuits et d’autres jusqu’à un certain nombre d’utilisateurs ou un certain délai.

Outils de gestion de projets et de gestion de temps

outils gratuits de gestion de projets

TRELLO : https://trello.com/fr

C’est un outil très connu dans la gestion de projets en ligne. Il permet d’organiser les tâches en liste ou en carte et de les partager avec les membres de plusieurs équipes très facilement.

On peut y joindre des fichiers,  les partager avec les interlocuteurs et  dialoguer en direct.

Il permet de visualiser rapidement les projets en cours, urgents et à venir.

C’est comme un tableau de suivi de projets classique avec la possibilité de déplacer les Post its selon l’avancement de votre projet, de recevoir des alertes, le tout en ligne.

ASANA : https://asana.com/

C’est un outil de gestion de projets qui permet d’apporter une solution simple, rapide et surtout pragmatique à chaque membre d’une équipe.

Il répond à un besoin précis et à une vision globale et détaillée sur un projet commun. En effet, il permet de planifier toutes les étapes d’un ou de plusieurs projets dans un seul endroit, visible par tous.

La visualisation est gratuite jusqu’à 15 utilisateurs.

TOGGL : https://toggl.com/

C’est un outil qui sert à mesurer le temps passé sur un projet ou sur chaque client afin de mieux facturer.

Il offre la possibilité d’analyser dans les détails sur quelle mission et quel type de projet il faut apporter des axes d’amélioration.

Il est pratique pour une vision de projet sur le long terme. Il est aussi possible de le synchroniser avec Trello et Asana.

NOTION : https://www.notion.so/

C’est un outil de gestion de projets qui permet de relier des projets et des personnes entre eux.

Il permet de gérer des projets personnels et professionnels. Le principal avantage et qu’il donne la possibilité de regrouper l’ensemble de vos outils au même endroit (notes, planning, stockage de fichiers audios et vidéos…).

MIRO : https://miro.com/

C’est une plateforme collaborative de tableau blanc qui sert à rassembler les idées des collaborateurs en tout lieu et à tout moment.

Elle permet d’organiser des réunions et ateliers à distance, de développer des idées avec plusieurs personnes se situant dans différents endroits.

Il donne la possibilité de mettre en ligne le travail et de les partager.

MURAL : https://www.mural.co/

C’est un outil collaboratif de brainstorming et de synthèse à distance avec plusieurs équipes. Il permet de rajouter des tableaux blancs, des commentaires, des photos, des dessins..

WHIMSICAL : https://whimsical.com/

Cet outil sert à communiquer visuellement les pensées de plusieurs personnes grâce à des organigrammes collaboratifs, des cartes mentales, des wireframes, des post its.

Il permet également d’importer des éléments déjà existants.

GOOGLE AGENDA : https://www.google.com/intl/fr/calendar/about/

C’est un outil qui sert à gérer et à programmer des rendez-vous, à gérer les tâches de plusieurs équipes.

Communiquer à distance en audio et en visio

organisation d'une réunion par une secrétaire indépendante

SLACK : https://slack.com/

C’est une plateforme de communication collaborative qui permet d’éviter d’envoyer trop d’email à vos collaborateurs.

Elle offre la possibilité d’organiser des canaux de discussion par projet ou par équipe.

Elle peut être synchronisée avec Trello, Google Calendar, Twitter. Il existe une application pour mobile et une en version Web. 

WHEREBY : https://whereby.com/

Cet outil de visioconférence n’a pas besoin d’installation d’application ni de téléchargement. Vous utilisez toujours le même lien de réunion en choisissant votre propre URL personnalisée.

Il est très simple d’utilisation et permet d’échanger, de partager et d’enregistrer votre réunion et votre écran.

ZOOM : https://zoom.us/

C’est l’outil de visioconférence le plus utilisé dans n’importe quel domaine d’activité.

Il est possible d’avoir plusieurs invités sur une même réunion. Il est gratuit jusqu’à 48 minutes de connexion.

Vous pouvez y rajouter des carnets d’adresses d’entreprises. Vous pouvez faire des Webinaires, partager votre écran et l’utiliser sur votre mobile ou depuis votre ordinateur.

INFOMANIAK MEET : https://www.infomaniak.com/fr/kmeet

C’est l’outil de visioconférence plus sécurisé en matière de protection des données, car il utilise un serveur sécurisé situé en Suisse.

Il permet également le partage d’écran et l’envoi de lien d’inscription à une réunion aux participants sans qu’ils disposent de compte.

GOOGLE HANGOUTS : https://hangouts.google.com/

C’est une plateforme vidéo, de partage d’écran et de messagerie qui permet de se connecter avec plusieurs personnes.

Comme elle est intégrée à la suite Google, elle est pratique surtout si vous avez déjà un compte Google.

GOOGLE MEET : https://apps.google.com/meet/

C’est aussi un outil de visioconférence qui est inclus dans la suite Google. La réunion peut être programmée depuis le Google Agenda.

MICROSOFT TEAMS : https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-365/microsoft-teams/group-chat-software

Plus qu’un outil de visioconférence, c’est surtout une plateforme de collaboration et d’échange gratuite créée et proposée par Microsoft.

Il permet d’échanger des écrits, de proposer des idées, de participer à des réunions ou tout simplement d’appeler une personne en particulier.

SKYPE : https://www.skype.com/fr/

C’est l’outil le plus connu au monde. Il offre la possibilité de faire une réunion jusqu’à 10 personnes. Il permet d’envoyer un lien sans que l’invité possède un compte.

WEBEX : https://www.webex.com/fr/index.html

Il n’est pas nécessaire de créer un compte pour les participants à la réunion. Vous pouvez organiser une réunion allant jusqu’à 100 participants dans la version gratuite.

Les informations sont plus protégées par rapport à Skype et Zoom.

BLIZZ : https://blizz.fr.softonic.com/

C’est un outil collaboratif qui permet d’organiser des réunions virtuelles en ligne. Elle peut se télécharger sur ordinateur, sur un smartphone ou une tablette.

Cette application est gratuite jusqu’à 5 participants. Il a été développé par Teamviewer qui est connu dans le domaine du partage d’écran à distance.

Il est très intéressant pour faire du Webinaire, surtout si vous avez des présentations Powerpoint à partager en direct.

Partager de fichiers volumineux

outils pour mieux gérer son temps

WETRANSFER : https://wetransfer.com/

C’est un service de transfert de fichier fondé sur le cloud permettant d’envoyer des fichiers jusqu’à 2 Go avec la version gratuite et jusqu’à 20 Go avec la version payante

SWISSTRANSFER : https://www.swisstransfer.com/fr

C’est le concurrent de Wetransfer. Il offre la possibilité de transférer des fichiers beaucoup plus volumineux et les données sont plus sécurisées.

Héberger et partager des fichiers

secrétaire virtuelle qui fournit l'ordinateur

TEAMVIEWER : https://www.teamviewer.com/fr/

Après avoir installé ce logiciel sur 2 ordinateurs différents, vous pouvez accéder au contenu des 2 ordinateurs depuis l’un ou l’autre poste.

Avec la fonction “Wake-on-Lan”, vous pouvez contrôler à distance l’autre ordinateur et avec la fonction “Remote Printing”, vous pouvez par exemple imprimer des documents présents sur l’autre poste.

DROPBOX : https://www.dropbox.com/

Vos documents enregistrés dans cette application sont accessibles de n’importe quel ordinateur. Il est même possible de l’utiliser en mode hors connexion.

GOOGLE DRIVE : https://www.google.com/intl/fr_tg/drive/

Il offre un service de stockage et de  partage de fichiers en toute sécurité dans le cloud de Google.

GOOGLE DOCS : https://docs.google.com/

C’est un espace permettant de créer et de rassembler les documents au même endroit.

Il est très utile pour travailler en équipe, car il permet à chaque membre de l’équipe d’y mettre directement les commentaires, de suggérer des modifications…

GOOGLE SLIDE : https://www.google.fr/intl/fr/slides/about/

C’est un programme permettant de créer et de modifier des présentations. Vous pouvez travailler de n’importe où sur les documents et à plusieurs.

Outils spécifiques :

comment motiver les équipes en télétravail

INVISION : https://www.invisionapp.com/

C’est un outil collaboratif qui permet de déposer des documents pour échanger avec les équipes et les clients.

Vous pouvez aussi collaborer avec votre équipe grâce à un outil interne d’Invision qui est “Freehand”. C’est un espace d’échange où chaque membre peut dessiner, écrire, importer des images, interagir en live avec l’équipe.

ZEPLIN : https://zeplin.io/

Il permet aux développeurs et designers qui travaillent sur Sketch ou Photoshop de faciliter les échanges techniques et d’informations.

Cet outil facilite le partage, l’organisation et la collaboration sur des conceptions graphiques par exemple.

SYMPLI : https://sympli.io/

Il fait exactement la même chose que ZEPLIN et offre la possibilité de laisser des consignes et d’automatiser les transferts des conceptions.

Il existe bien évidemment encore d’autres outils de collaboration à distance, mais les outils énoncés ci-dessus sont les plus courants.

Pour vous faire gagner du temps et fluidifier votre organisation, ARCADMI GESTION peut aussi vous apporter son appui.

Assistante indépendante, je peux vous aider pour gérer la partie administrative, commerciale & marketing de votre activité.

Je peux également m’occuper de la gestion de vos appels d’offres.

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Vatosoa RAJOBSON administrator

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