Gestion des marchés publics en cette période de crise

Gestion des marchés publics en cette période de crise

(Par Vatosoa RAJOBSON – Assistante de direction indépendante – ARCADMI GESTION – 07 septembre 2020)

Les procédures de passation des offres et des candidatures sont impactées par la crise du Covid. De multiples questions se posent du côté des acheteurs ainsi que des fournisseurs : délais de remise des dossiers, leurs validités, les procédures de négociation des offres déjà en cours.

Est-il possible de demander un report de délai de réponse pour répondre aux offres et aux candidatures ?

Plusieurs cas de figure peuvent être pris en compte :

Prolongation possible mais pas obligatoire de la part de l’acheteur :

Les acheteurs doivent fixer la nouvelle date de réponse à l’appel d’offre en tenant compte des paramètres ci-après :

• complexité du marché ;
• temps nécessaire aux opérateurs économiques pour répondre ;
• visite obligatoire des sites ou consultation de documents sur place.

Prolongation obligatoire de la part de l’acheteur :

• modification de façon significative des documents de la consultation ;
• demande de complément d’information nécessaire à l’élaboration de l’offre non fourni dans les délais par l’acheteur.

Toutefois, en cette période de crise où l’organisation des entreprises est particulièrement impactée, des exceptions peuvent être accordées par l’acheteur. Une demande auprès de ce dernier peut être formulée sur la plateforme concernée en évoquant des problèmes de manque de personnel, de désorganisation des services, etc.. Il n’est toutefois pas obligé de l’accepter.

En cas de report accordé, l’acheteur est tenu de :

• modifier les documents de la consultation et notamment le règlement de la consultation pour indiquer la nouvelle date de remise des plis ;
• modifier tous les délais contractuels susceptibles d’être impactés par ce report (date de début d’exécution des prestations, date de fin du marché public, les éventuels phasages de travaux, etc.).
• publier un avis rectificatif et informer tous les opérateurs économiques qui ont téléchargé les dossiers de la consultation de ce nouveau délai ;
• donner la possibilité aux fournisseurs qui ont déjà fait un dépôt d’améliorer leur offre et d’en déposer une autre s’ils le souhaitent. Dans ce cas, l’acheteur prendra en compte la dernière offre déposée.

La validité des offres déjà déposées peut-elle être prolongée ?

Compte tenu du contexte, il est aussi possible que les acheteurs n’aient pas eu le temps d’étudier ou de statuer les dossiers. Pour éviter de relancer une nouvelle procédure de passation, ils peuvent demander aux opérateurs économiques de prolonger le délai de validité de leurs offres.

Le principe d’égalité de traitement doit donc être appliqué en prenant en compte les mesures suivantes :

• faire une demande à tous les opérateurs économiques qui ont déposé une offre, avant la fin de la validité de leurs offres ;
• l’ensemble des opérateurs économiques doit avoir donné son accord sur cette prolongation. En cas de désaccord d’un candidat, il ne peut être exclu de la procédure et l’acheteur doit attribuer le marché avant la fin de validité des offres ;
• le délai de prolongation de l’offre doit être raisonnable et ne doit pas non plus impacter la situation économique des entreprises candidates.

Comment se passent les visites de sites et les consultations de documents sur place ?

Dans le cas où les visites sont obligatoires sous peine de rejet de l’offre, l’acheteur doit adapter les conditions et les dates de manière à respecter les mesures sanitaires.

La date de remise des plis doit donc être fixée en conséquence afin que les candidats puissent répondre aux offres dans de bonnes conditions et dans des délais raisonnables.

La négociation des offres en cours peut-elle être maintenue ?

Il est bien possible de poursuivre cette procédure de négociation en privilégiant les moyens de communication à distance (visioconférence, téléphone, mails). Il faut tout de même tracer ces échanges toujours dans le but de respecter les principes de transparence et d’égalité de traitement des candidats.

Au cas où cette procédure de négociation ne peut avoir lieu, soit l’acheteur demande aux candidats de prolonger la validité de leurs offres, soit il déclare la procédure sans suite.

Dans quel cas et à quel moment cette déclaration sans suite par l’acheteur peut intervenir ?

En effet, l’acheteur peut aussi avoir des contraintes comme le manque de personnel qui doit procéder à l’analyse des dossiers, des délais trop courts, etc..

Dans ce cas, une déclaration de procédure sans suite peut intervenir, et elle peut se faire à tout moment.

Si ce cas se présente, l’acheteur doit en tenir informer les candidats qui ont participé à l’appel d’offres et en informer le motif.

Textes de référence du code de la commande publique :

• délais de réponse : art. R. 2143-1, R. 2143-2, R. 2151-1 et R. 2151-3 
• prise en compte des offres : art. R. 2151-6 du CCP
• déclaration d’une procédure sans suite : art. R. 2185-1 du CCP

Vous souhaitez déléguer la gestion de vos appels d’offres ou avez besoin de support dans la constitution de vos dossiers, Arcadmi gestion est à votre disposition et reste à votre écoute.