Comment éviter les impayés et faire des relances efficaces ?

Comment éviter les impayés et faire des relances efficaces ?

(Par Vatosoa RAJOBSON – Assistante de direction indépendante – ARCADMI GESTION – 10 novembre 2020)

L’objectif de toute entreprise et entrepreneur est de rendre son activité plus rentable, plus fiable, plus prospère et de le développer pour assurer sa pérennité.

Ils font donc en sorte d’entretenir et de maintenir de bonnes relations avec leurs clients et assurent leurs missions de manière professionnelle.

Dans une relation commerciale, il peut arriver que vous ayez respecté votre part du contrat, livré les bons produits, effectué les bonnes prestations dans les temps et que parfois votre facture reste impayée par votre client.

Dans ce cas, comment éviter ce désagrément et comment vous faire payer pour protéger votre trésorerie ?

Soyez proactif, prenez les devants et anticipez en amont les situations à risque

Essayez déjà de savoir avec qui vous comptez travailler

Il existe aussi des sites comme Société.com, Score3.fr … pour vérifier la solvabilité du client. Vous pouvez accéder aux données financières de l’entreprise pour savoir si elle sera en mesure de payer vos factures.

Gardez un esprit commercial tout en étant prudent 

Lorsque vous établissez vos devis, essayez de bien détailler vos produits et services.

Il est conseillé de découper vos projets en plusieurs sous-projets pour ne pas attendre la fin de la mission complète pour commencer à facturer.

Vos prestations peuvent durer plusieurs semaines voire plusieurs mois ou années et si vous ne facturez pas selon l’état d’avancement de vos projets, vous risquez de n’avoir votre règlement qu’à la fin de l’ensemble de vos missions.

Ce système vous permettra d’être payé régulièrement et sécurisera votre engagement.

Formalisez vos prestations et vos engagements

Il ne faut pas hésiter à demander des acomptes avant de commencer vos prestations. Ceci permettra déjà de voir l’engagement du client, sa motivation, son sérieux et sa capacité à payer vos factures.

Utilisez des logiciels de facturation ou des logiciels de CRM(*)

Il est indispensable de garder un œil sur sa trésorerie. Avoir des outils spécifiques est très utile pour avoir un coup d’œil rapide sur votre finance et de connaître les factures à relancer.

Cela vous permettra de gagner du temps et d’éviter de penser et de rechercher à chaque fois quel client n’a pas encore payé, à quelle date telle facture doit être réglée, etc..

Le but est que vous vous concentriez uniquement sur votre activité principale, à savoir produire et trouver des clients.

Protégez votre trésorerie et osez faire valoir vos droits

Dans le cadre de certains contrats, il arrive souvent des situations où votre client met du temps pour vous régler ou qu’il ne vous paie pas du tout.

Il y a plusieurs hypothèses, le client :

• est de mauvaise foi : vous avez respecté votre part du contrat et le client n’a aucune raison de ne pas vous payer
• est à l’étranger : dans ce cas, vous êtes piégé par la distance
• traîne : il essaie de gagner du temps, car il doit aussi de son côté gérer sa trésorerie
• est en faillite : dans ce cas de figure, le client peut ne pas être de mauvaise foi, mais est tout simplement dans une situation de grande difficulté financière. Ceci entraîne une procédure très longue et vous risquez tout simplement de ne pas être payé, d’où l’importance d’essayer de savoir en amont la situation financière de votre client avant de vous engager.
• ne paie toujours pas malgré des relances

Quand faut-il commencer à s’inquiéter pour vos impayés ?

Il n’est jamais trop tôt pour relancer un client qui ne paie pas, cependant il est parfois trop tard pour se faire payer.

Agissez vite et ne vous culpabilisez pas pour relancer les mauvais payeurs à partir du moment où vous avez respecté votre part du contrat. Il est normal que votre client respecte aussi son engagement.

Il n’y a pas de règles en matière de délai, mais plus vous tardez, plus vous mettez en danger votre trésorerie.

Généralement, il est conseillé de commencer à relancer entre 2 et 5 jours après la date d’échéance de votre facture.

Quelles sont les différentes étapes d’une relance facture ?

Étape 1 :

Pour garder une bonne relation avec votre client tout en récupérant votre argent, faites déjà une relance à l’amiable.

Il n’y a pas vraiment de règles par rapport à cette relance à l’amiable. Elle peut être faite par téléphone ou par email.

Toutefois, faites preuve d’empathie, de courtoisie et évitez d’être agressif pour ne pas braquer d’emblée votre interlocuteur. En restant empathique et respectueux, votre interlocuteur fera de son mieux pour essayer de faire payer votre facture en priorité.

Il est important de savoir que votre interlocuteur n’est pas forcément le décisionnaire ou la personne qui devait valider la facture impayée. La plupart du temps, c’est le comptable fournisseur qui sera votre interlocuteur.

Il suffit de lui rappeler la référence de votre facture impayée ainsi que le montant et lui demander une date de paiement.

Étape 2 :

Si votre client ne vous répond pas, il faut lui adresser une lettre de relance et garder une trace de votre courrier.

Ce courrier permet de lui proposer un nouveau délai de paiement. Il peut mentionner des pénalités de retard si vos conditions générales de vente précisent cette clause.

Indiquer des pénalités peut toutefois compliquer l’obtention de votre paiement.

Étape 3 :

Si après avoir fait les 2 premières étapes et que vous ne réussissez toujours pas à faire régler votre facture, il est temps pour vous de faire un courrier de mise en demeure.

Cette lettre de mise en demeure doit être impérativement envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception pour avoir une preuve d’envoi. 

Il faut y indiquer toutes les informations importantes comme la date, le rappel de la référence et de la date du devis signé, la facture et son numéro, la somme impayée, le montant des pénalités de retard s’il y en a, vos différentes dates de relances à l’amiable et par courrier, rappeler les mentions de vos conditions générales de vente.

Il faut également préciser une date limite de paiement et indiquer que vous allez recourir à la voie juridique si votre client n’honore pas ses obligations.

Étape 4 :

Il se peut également que vous ayez déjà tout fait dans les règles de l’art, mais malgré cela, vous avez toujours des impayés.

Dans ce cas, vous disposez déjà d’un dossier solide pour demander à être accompagné par un huissier de justice ou directement par un Avocat selon le montant de votre facture impayée.

^(*) CRM (Customer Relationship Management ou Gestion de la Relation Client) : permet de centraliser, sauvegarder, gérer et exploiter l’ensemble des données prospects et clients suite à des échanges commerciaux ou à des rendez-vous.